Просто я думаю, что представление новичков нужно делать вначале... да и чтоб новичкам было интересно я думаю нужно всем представиться, еще раз, делать некую презентацию себя и своей семьи

...
Я думаю так будет интереснее всем...
Полностью согласен, что так лучше и интереснее!
НО! Бытовые заморочки отнимают огромное количество времени... 
Если взять конкретно эту встречу, то считаю что важнее было:
1. Решить/определиться с площадкой, чтоб всем удобно было въезжать/выезжать и не мешаться друг другу, расставить столы и начать их накрывать....
2. Разжечь костёр, мангалы т.е. согреться ибо было совсем не жарко.
3. Начать жарить мясо, параллельно поедая с накрытых столов колбаску, фрукты, овощи и т.п. потому как моментально всё остывало и замерзало.
4. Пока все кушали мясо и всё остальное, кто-то подсчитывал народ и выводил среднюю сумму денег с человека и потом метался по всей площадке собирая деньги чтоб рассчитаться с закупщиками мяса и т.п.
5. Немного перекусив некоторые уже ломанулись в карьер покататься...(собственно ради чего мы изначально и собрались) -и всё это(поели-покатались) продолжалось часов до 15-16(кто-то приезжал/кто-то уезжал)-собрать всех вместе было НЕ РЕАЛЬНО!
6. И вот когда все наелись, накатались и всем составом собрались у костра и столов(при этом некоторые уже умудрились уехать по своим, более важным делам

) и состоялось представление новичков!

Воткактотак!
зы: Единственное что мы забыли так это сразу после представления новичков сделать общее фото!(мы сделали его уже позже, не в полном составе), но этому тоже есть объяснение: на этой встрече было много новичков, на моей памяти кажется это своеобразный рекорд по новичкам!

и поэтому представление было долгим и многие начали мёрзнуть... по себе скажу, что рука в которой держал камеру устала и околела... Соответственно когда всё закончилось, все стартанули к костру греться... и было совсем не до фотографирования....
зы2: по особенностям представления новичков в летних встречах, могу настрочить отдельный опус, но лучше кому интересно расскажу на любой из следующих встреч.